Kako odabrati ERP za malu ili srednju tvrtku u Hrvatskoj

Knjige vodite u računovodstvenom programu, skladište ima zasebnu evidenciju, a cijene su u tablicama. Narudžbe pak stižu e-mailom i porukama pa ih zaposlenici prenose u programe koje koriste za daljnju obradu.

Dok je tim manji i opseg posla pregledan, takav način rada može dobro funkcionirati. No, s novim zaposlenicima, poslovnicama ili kanalima prodaje raste i količina podataka koje treba unositi, provjeravati i usklađivati. Za odgovor na jednostavno pitanje, primjerice je li naručena roba dostupna i po kojoj cijeni, ponekad treba provjeriti nekoliko evidencija ili kontaktirati kolege.

U takvim okolnostima tvrtke često počinju razmatrati ERP, sustav koji povezuje financije, prodaju, nabavu i skladište te omogućuje da različiti odjeli rade s istim podacima. Prije same odluke o novom sustavu, potrebno je utvrditi koji se problemi mogu riješiti u postojećim programima, a za koje bi promjena sustava donijela stvarnu korist.

Ako se pokaže da je novi ERP opravdan, slijedi pitanje kako odabrati onaj koji odgovara vašem poslovanju. Demonstracije i popisi funkcionalnosti mogu pomoći, ali lakše ih je procijeniti kada unaprijed znate što sustav mora omogućiti vašem timu.

U ovom vodiču objašnjavamo kako prepoznati te potrebe, što tražiti od ponuđača i kako usporediti ponude, od svakodnevnog rada u sustavu pa do troškova implementacije i podrške.

Kako procijeniti treba li vam novi ERP?

Potreba za novim ERP-om ne mora se pojaviti samo zato što je postojeći program prestao dobro funkcionirati. Ponekad programi uredno obavljaju to za što su namijenjeni, ali zaposlenici i dalje troše sve više vremena na prenošenje podataka iz jednog u drugi.

Upravo je zato procjenu najbolje započeti pregledom svih poslova koje vaš tim mora obaviti kako bi povezao informacije iz različitih evidencija.

Primjerice:

• Isti dokument unosite u kasu, skladišni program i računovodstvo jer ti programi ne razmjenjuju podatke.
• Za izvještaj o marži, prodaji ili troškovima projekta prikupljate podatke iz nekoliko programa i ručno ih spajate u tablici.
• Ulazne račune šaljete e-mailom na odobrenje, a zatim provjeravate tko ih je odobrio i jesu li spremni za knjiženje.
• Stanje zaliha provjeravate u više evidencija i ručno tražite razlog zbog kojeg se podaci razlikuju.

Naravno, prisutnost ručnog rada sama po sebi ne znači da trebate zamijeniti sustav. Važno je sagledati koliko se ti poslovi često ponavljaju, koliko vremena oduzimaju i kako utječu na ostatak poslovanja. Povremeno uređivanje izvještaja možda ne predstavlja veće opterećenje, no ako prodaja svakodnevno čeka provjeru zaliha prije nego što kupcu potvrdi isporuku, posljedice se ne osjećaju samo u radu drugih odjela, već i u odnosu s kupcem.

Za početnu procjenu dovoljno je zabilježiti koliko vremena odlazi na nekoliko takvih zadataka. Ako, primjerice, prepisivanje dokumenata iz kase u računovodstvo traje oko 30 minuta dnevno, tijekom 20 radnih dana na njega odlazi deset sati. Taj podatak pomaže procijeniti opterećenje i odrediti što bi novi sustav trebao poboljšati. Koliki se dio tog vremena može osloboditi ovisit će o rješenju i provjerama koje će i dalje biti potrebne.

Stoga, prije traženja novog ERP-a, prvo provjerite što možete poboljšati u postojećim programima. Možda već imate potrebnu funkcionalnost, ali je ne koristite, možda vam je potrebna integracija dvaju programa ili zaposlenicima treba dodatna edukacija. Takva provjera pomaže razjasniti opseg potrebne promjene.

Kako to izgleda u praksi?

U razgovoru s jednom trgovačkom tvrtkom koja ima nekoliko poslovnica vidjeli smo kako im se potrebe mijenjaju s rastom poslovanja. Kasa, skladište i računovodstvo radili su u zasebnim programima izrađenima po mjeri. Poslovnice nisu imale uvid u međusobna stanja zaliha pa su zaposlenici dostupnost robe provjeravali razmjenom poruka na mobitelu. Prema njihovim riječima, računovotkinji je priprema mjesečnog izvještaja o marži po proizvodu oduzimala dva dana.

Osoba koja vodi temu u tvrtki objasnila je da im je takav način rada odgovarao dok su bili manji, no s rastom su ograničenja postajala sve izraženija, a odluku o promjeni otežavala je briga o tome kako će zaposlenici prihvatiti novi sustav. Posebno je zabrinjavala mogućnost da bi tijekom prijelaza dio poslova morali obavljati duplo.

Za tu je tvrtku procjena novog ERP-a zato uključivala i dostupnost podataka i način prelaska. Trebalo je utvrditi kako bi zaposlenici provjeravali zalihe i pripremali izvještaje u novom sustavu, ali i koliko bi vremena trebali za edukaciju i prilagodbu. Tek se tako mogla usporediti očekivana korist s opterećenjem koje promjena donosi.

Što ako je tvrtka mala?

I manji tim može imati složene potrebe, primjerice ako prodaje kroz više kanala, upravlja zalihama na nekoliko lokacija ili prati troškove većeg broja projekata. Zato broj zaposlenih sam po sebi nije dovoljan pokazatelj treba li vam ERP.

Ako postojeći programi podržavaju vaš rad, podaci su pouzdani i do potrebnih informacija dolazite bez većih poteškoća, promjena možda zasad nije opravdana. S druge strane, ako svakodnevni posao sve više ovisi o ručnom usklađivanju i znanju pojedinih zaposlenika, vrijedi procijeniti može li povezaniji sustav olakšati rad.

Osim toga, u procjenu uključite i planove poslovanja. Otvaranje nove poslovnice ili prodajnog kanala može povećati opterećenje koje je danas još podnošljivo. Razmatranje mogućnosti prije tog koraka ostavlja vam više vremena za pripremu podataka, edukaciju i prijelaz, uzimajući u obzir i svakodnevne obveze tima.

Ako već uspoređujete konkretna rješenja, pročitajte i usporedbu lokalnog ERP-a i Business Centrala za tvrtke u rastu.

Je li Business Central prikladan za malu tvrtku?

Business Central namijenjen je malim i srednjim tvrtkama pa veličina sama po sebi nije prepreka. Važnije je koliko vam posla stvara nepovezanost financija, prodaje, nabave i skladišta. Implementaciju možete podijeliti u faze, primjerice prvo osnovne procese, a integracije s drugim sustavima kasnije.

Nije dobar izbor ako vaše poslovanje ne traži povezivanje financija, prodaje, nabave i skladišta. U tom slučaju trošak i napor prijelaza možda ne opravdavaju promjenu, osobito ako postojeći programi dobro podržavaju vaš rad. Odluku treba donijeti na temelju prethodno popisanih procesa, a ne prema veličini tvrtke.

Što evidentirati prije razgovora s ponuđačima?

Nakon što detektirate sve što biste željeli poboljšati, pripremite pregled načina na koji danas radite. Ne treba vam opsežna tehnička specifikacija, ali ponuđačima treba biti jasno koje programe koristite, gdje ponavljate unos podataka i koje bi zadatke novi sustav trebao olakšati. Kada svi dobiju isti pregled potreba, lakše ćete usporediti što njihove ponude stvarno obuhvaćaju.

U pripremi vam mogu pomoći četiri koraka:

1. Popišite programe, tablice i evidencije koje koristite. Uz svaki navedite čemu služi i tko ga koristi ili održava. Uključite i tablice koje možda nisu dio svakodnevnog rada, ali iz njih pripremate mjesečne izvještaje ili podatke za upravu.
2. Zabilježite gdje podatke unosite ili provjeravate ručno. Opišite odakle podatak dolazi, kamo ga prenosite i koliko vam to okvirno vremena oduzima. Pritom razlikujte prepisivanje od provjere sadržaja: integracija može ukloniti potrebu za ponovnim unosom računa, dok provjera njegove ispravnosti i dalje može ostati dio posla.
3. Odaberite konkretne poslovne situacije za demonstraciju. Za početak možete opisati pet do deset situacija koje dobro predstavljaju vaš način rada, uključujući iznimke koje vam stvaraju poteškoće. Primjerice, kako obraditi narudžbu kupca s posebnim rabatom ako na jednom skladištu nema dovoljno robe ili kako ulazni račun poslati voditelju gradilišta na odobrenje prije knjiženja? Na demonstraciji tražite prikaz upravo tih postupaka kako biste mogli procijeniti odgovara li rješenje vašem timu.
4. Razjasnite što planirate zadržati izvan ERP-a. Možda koristite specijalizirani program za proizvodnju koji želite zadržati ili dio računovodstvenih poslova obavlja vanjski servis u svojem sustavu. Navedite što bi trebalo ostati zasebno i koje podatke treba razmjenjivati s ERP-om, kako bi ponuđač mogao procijeniti potrebne integracije i uključiti ih u ponudu.

U pripremu od početka uključite i računovodstvo, odnosno vanjski knjigovodstveni servis ako s njim surađujete. Oni mogu pomoći razjasniti koja knjiženja i izvještaji moraju biti dostupni od prvog dana te kako će se podijeliti posao između vašeg tima i servisa. Ako se uključe tek nakon prihvaćanja ponude, naknadno utvrđene potrebe mogu zahtijevati promjenu već dogovorenog opsega.

Početni pregled može izgledati ovako:

Program ili tablica	Tko ga koristi ili održava	Što se ručno prenosi	Što se planira u novom sustavu
Računovodstveni program	Vanjski knjigovodstveni servis	Izlazni računi iz prodaje	Zadržati program servisa i dogovoriti razmjenu podataka s ERP-om
Tablica s cjenicima	Prodaja	Cijene i rabati na ponude	Voditi cijene i rabate u ERP-u
Skladišni program	Skladište	Primke i otpremnice	Preuzeti vođenje skladišta u ERP
Tablica sa satima	Voditelji projekata	Evidentirani sati za pripremu računa klijentu	Voditi sate po projektima u ERP-u i koristiti ih za obračun

Tablica je ilustrativna; što ćete prenijeti u ERP, a što zadržati zasebno, ovisi o vašim potrebama i dogovorenoj podjeli posla.

Takav pregled pomaže ponuđaču razumjeti što novi ERP treba preuzeti, a s kojim će programima trebati razmjenjivati podatke. Primjerice, tvrtki s više poslovnica može biti važno da prodaja pri zaprimanju narudžbe vidi dostupnost robe na svim lokacijama. Ponuđač tada treba razjasniti hoće li se zalihe svih poslovnica voditi u novom ERP-u ili će za takav pregled biti potrebna integracija s postojećim programima. Ta razlika utječe na opseg posla i treba biti obuhvaćena ponudom.

Iz prakse: Prilikom odabira ERP-a, jedna veleprodajna tvrtka trebala je razjasniti kako će ubuduće surađivati s vanjskim knjigovodstvenim servisom. Tvrtka je tada imala četrdesetak zaposlenih i raspolagala s oko 500 artikala, dok je financijsko knjigovodstvo vanjski servis vodio u svojem programu. Zajedno je trebalo dogovoriti koje će poslove tvrtka obavljati u novom ERP-u, a koje će i dalje prepustiti servisu. Tek se na temelju te podjele moglo odrediti koje podatke treba razmjenjivati između programa i što ponuđač treba uključiti u ponudu.

Koji kriteriji za odabir ERP-a vrijede za vašu djelatnost?

Pri odabiru ERP-a važno je provjeriti kako sustav podržava poslove karakteristične za vašu djelatnost. Veleprodaji će, primjerice, biti važni ugovoreni uvjeti kupaca i dostupnost robe, građevinskoj tvrtki troškovi pojedinog gradilišta, a pružatelju profesionalnih usluga odnos između odrađenih sati, troškova projekta i naplate.

Ti kriteriji proizlaze iz načina na koji poslujete pa ih pri pripremi demonstracije povežite sa situacijama koje ste prethodno evidentirali. Umjesto da se zadržite na pitanju ima li sustav određenu funkcionalnost, tražite da vam ponuđač pokaže kako biste je koristili u svojem poslu.

Djelatnost	Što provjeriti na demonstraciji
Veleprodaja i distribucija	Kako se primjenjuju cijene i rabati kupaca, provjerava dostupnost robe po skladištima te prate šarže i rokovi trajanja
Građevina	Kako se troškovi povezuju s gradilištima, odobravaju ulazni računi i prati potrošnja u odnosu na plan
Profesionalne usluge	Kako se evidentiraju i odobravaju sati rada, prate troškovi projekta te pripremaju računi klijentima

Veleprodaja i distribucija

Kod obrade narudžbe prodaja treba znati koju cijenu i rabat kupac ima pravo ostvariti, je li roba dostupna i odakle je može isporučiti. Ako se ti podaci nalaze u različitim evidencijama, već i sama potvrda jedne narudžbe može zahtijevati nekoliko dodatnih provjera.

Za demonstraciju zato pripremite primjer kupca s ugovorenim uvjetima koji naručuje više artikala, pri čemu dio robe nije dostupan na jednom skladištu. Tražite da vam ponuđač pokaže kako se primjenjuju cijene i rabati, provjeravaju zalihe na drugim lokacijama i priprema isporuka. Ako s kupcima dogovarate i bonuse, razjasnite kako bi se oni obračunavali te tko bi održavao ugovorene uvjete u sustavu.

Ako poslujete s robom kojoj treba pratiti šarže i rokove trajanja, u primjer uključite i taj zahtjev. Provjerite možete li utvrditi iz koje je šarže roba isporučena određenom kupcu te kako zaposlenik pri odabiru robe za isporuku vidi njezin rok trajanja.

Za primjenu Business Centrala u tim procesima više pročitajte na stranici ERP za veleprodaju i distribuciju.

Građevinske tvrtke

U građevinskoj tvrtki važno je znati koliko je pojedino gradilište dosad potrošilo, koji se troškovi još očekuju i kako se ukupna potrošnja odnosi prema planu. Ako računi čekaju odobrenje osobe na terenu ili se podaci o radu i opremi vode zasebno, uprava možda nema potpunu sliku u trenutku kada treba donijeti odluku.

Iz prakse: U razgovoru s jednom građevinskom tvrtkom istaknule su se dvije potrebe: jasniji pregled opreme i troškova njezina korištenja po gradilištima te mjesečni izvještaji za upravu. Imali su samo djelomičan uvid u to gdje se oprema nalazi i koliki trošak stvara, a izvještaji su se pripremali ručno, tek jednom u tri mjeseca.

Tvrtka je tada imala stotinjak zaposlenih i obrađivala oko 5.800 ulaznih računa godišnje. Svaki je inženjer ovjeravao račune za svoja gradilišta, a pojedini račun mogao je obuhvaćati do šest različitih mjesta troška. Pri knjiženju je zato trebalo rasporediti iznose kako bi se troškovi mogli pratiti po gradilištu.

Za takvu tvrtku demonstracija bi trebala pratiti konkretan trošak, od zaprimanja dokumenta do prikaza u izvještaju za gradilište. Primjerice, tražite da vam ponuđač pokaže kako račun za materijal dolazi do osobe koja ga treba odobriti, kako se povezuje s gradilištem i u kojem trenutku postaje vidljiv u pregledu troškova.

Pritom razjasnite prikazuje li izvještaj samo knjižene troškove ili i očekivane troškove iz narudžbi i računa koji još nisu knjiženi. Ako vam je važno pratiti lokaciju opreme i trošak njezina korištenja, uključite i taj primjer jer sam pregled troškova po gradilištu ne pokazuje nužno gdje se oprema nalazi.

Više o primjeni Business Centrala u ovoj djelatnosti pročitajte na stranici ERP za građevinske tvrtke.

Profesionalne usluge

Tvrtkama koje naplaćuju stručni rad važno je povezati vrijeme uloženo u projekt s njegovim troškovima i prihodima. Ako zaposlenici sate vode u tablicama, a računi se pripremaju u drugom programu, prije naplate treba prikupiti evidencije, provjeriti unose i utvrditi što se prema ugovoru može obračunati klijentu.

Na demonstraciji zato pratite jedan projekt, od unosa sati do pripreme računa. Provjerite kako zaposlenik evidentira rad, tko ga odobrava i kako se razlikuju sati koji se naplaćuju od onih koji ostaju interni trošak. Zatim zatražite prikaz obračuna prema načinu na koji ugovarate posao, bilo da naplaćujete utrošene sate, pojedine faze projekta ili unaprijed dogovoren iznos.

Važno je vidjeti i možete li tijekom projekta usporediti planirani i stvarni utrošak rada. Tako ćete lakše procijeniti daje li vam sustav informacije potrebne za pravodobnu prilagodbu posla ili se odstupanja mogu utvrditi tek nakon završetka i izdavanja računa.

Za konzultantske tvrtke evidencija radnih sati po projektu (uz odobrenje voditelja), obračun troškova projekta i fakturiranje klijentima prema stvarnim podacima ili planu fakturiranja standardne su funkcije Business Centrala. Uključene su u licencu Essentials i ne zahtijevaju dodatno proširenje. Proširenje je potrebno samo za posebna pravila obračuna ili povezivanje s vanjskim alatima.

Više o tome kako Business Central podržava ove procese pročitajte na stranici ERP za profesionalne usluge.

Što osim funkcionalnosti usporediti u ponudama?

Dvije ponude mogu sadržavati sličan popis funkcionalnosti, a obuhvaćati različit opseg posla. U jednoj su možda uključeni prijenos podataka i edukacija zaposlenika, dok se u drugoj dodatno naplaćuju. Razlike mogu postojati i u integracijama, podršci ili prilagodbama koje su potrebne da bi sustav odgovarao vašem načinu rada.

Zato uz cijenu provjerite što ćete za taj iznos dobiti, koje obveze preuzima ponuđač i što se očekuje od vašeg tima. Sljedeće stavke trebale bi biti dovoljno jasno opisane da ponude možete usporediti prema istim kriterijima.

Integracije s drugim programima

Ako ćete uz ERP koristiti webshop, kasu ili specijalizirani program, u ponudi treba biti jasno navedeno kako će se između njih razmjenjivati podaci. Primjerice, kod webshopa razjasnite trebaju li se prenositi artikli, cijene, zalihe i narudžbe, u kojem smjeru i koliko često.

Pitajte postoji li gotova integracija koja odgovara vašim potrebama ili je potreban dodatni razvoj te tko će je održavati nakon početka rada. Važno je dogovoriti i kome se obraćate ako razmjena podataka prestane raditi, osobito kada programe održavaju različiti dobavljači.

Više o povezivanju sustava pročitajte na stranici Integracije s Business Centralom.

Prijenos i kvaliteta podataka

Prije prihvaćanja ponude dogovorite koje podatke prenosite u novi ERP. To mogu biti podaci o kupcima, dobavljačima i artiklima, neplaćeni računi, stanja zaliha i drugi podaci potrebni za nastavak rada. Zasebno razjasnite koliko povijesnih podataka trebate u novom sustavu i kako ćete pristupati onima koji ostaju u starom.

Uz sam prijenos treba predvidjeti i pripremu podataka. Ako postoje duplikati, nepotpuni zapisi ili neusklađene šifre artikala, dogovorite tko će ih urediti i tko će provjeriti jesu li podaci ispravno preneseni.

Iz prakse: Pri zaprimanju robe zaposlenici jedne trgovačke tvrtke morali su ručno tražiti i unositi artikle jer šifre dobavljača nisu bile povezane s vlastitim šiframa u programu. Roba se iz dva veća skladišta razvozila u pet trgovina, a tvrtka s tridesetak zaposlenih obrađivala je oko 700 ulaznih računa mjesečno pa se isti ručni posao ponavljao iz dana u dan. Pritom je već imala kupljene sve dijelove postojećeg programa, no dio njih nije bio postavljen pa je prije odluke o novom ERP-u trebalo provjeriti što se može poboljšati u sustavu koji već koristi.

Pri prelasku na novi ERP takav problem treba uključiti u pripremu podataka i postavljanje sustava. Ako se prenesu iste neusklađene evidencije, zaposlenici bi i nakon promjene mogli nastaviti ručno tražiti i povezivati artikle.

Ukupni trošak kroz isto razdoblje

Početni iznos ponude ne pokazuje nužno koliko će vas sustav ukupno stajati. Dio troškova nastaje tijekom implementacije, dok se licence, održavanje ili podrška mogu naplaćivati periodično, ovisno o modelu ponude.

Zatražite zato usporedbu za jednako razdoblje, primjerice tri godine, i obuhvatite iste stavke: licence, implementaciju, prijenos podataka, edukaciju, integracije, dodatke, održavanje i podršku. Provjerite što je uključeno u ponuđenu cijenu, što se naplaćuje prema utrošenom vremenu i pod kojim se uvjetima troškovi mogu promijeniti.

U vlastitu procjenu uključite i vrijeme zaposlenika koji će sudjelovati u pripremi podataka, testiranju i edukaciji. Ako tijekom prijelaza neko vrijeme trebaju raditi u oba sustava, to treba uzeti u obzir pri planiranju njihova opterećenja.

Fiskalizacija 2.0 i eRačuni

Prema informacijama Porezne uprave, od 1. siječnja 2026. obveznici PDV-a moraju izdavati i zaprimati eRačune za tuzemne transakcije obuhvaćene Zakonom o fiskalizaciji. Obveznici Zakona o fiskalizaciji koji nisu u sustavu PDV-a obvezni su od 1. siječnja 2027. izdavati eRačune i provoditi fiskalizaciju izdanih eRačuna. Za zaprimanje eRačuna mogu koristiti besplatnu aplikaciju MIKROeRAČUN na ePorezni. Za tvrtku to znači da računi moraju biti u propisanom formatu, a ERP mora moći pripremiti, poslati i zaprimiti takav račun.

Business Central sam po sebi nema hrvatsku fiskalizaciju ni eRačun pa je za to potrebno lokalno proširenje. Factoryjevo proširenje za fiskalizaciju i eRačune šalje i prima eRačune u hrvatskom UBL formatu te fiskalizira račune preko informacijskog posrednika (mer, Pondi ePoslovanje ili Fina e-Račun). JIR i status vidite na samom računu te se statusi osvježavaju automatski. Naplatu izdanih računa prijavljujete iz Business Centrala u eIzvještavanje. Ulazne eRačune možete pregledati, odobriti ili odbiti, a odobreni račun postaje ulazni račun u Business Centralu.

Ako već imate ugovor s posrednikom, prije implementacije provjerite podržava li proširenje integraciju s njim i možete li nastaviti koristiti postojeću uslugu.

Pri usporedbi ponuda pitajte:

• što je uključeno u standardnu ponudu, a što je dodatna usluga
• zadržavate li postojećeg posrednika ili je potreban novi ugovor
• tko održava promjene kada se propisi ili format promijene i je li to uključeno u cijenu održavanja

Hrvatski zakonski i poslovni zahtjevi

S računovodstvom provjerite koje dokumente, obračune i izvještaje sustav treba podržavati za vaše poslovanje, a zatim zatražite da ponuđač objasni kako su ti zahtjevi obuhvaćeni ponudom. To uključuje i razmjenu eRačuna te eventualne dodatne usluge ili integracije potrebne za njihov rad.

Razjasnite što je dio standardnog sustava, što obuhvaća hrvatska lokalizacija, a za što su potrebna dodatna proširenja. Pitajte i tko održava te funkcionalnosti kada se propisi promijene te ulaze li ažuriranja u ugovorenu cijenu.

Pregled Factoryjevih prilagodbi dostupan je na stranici Hrvatska lokalizacija za Business Central, a konkretan opseg treba uskladiti s obvezama i procesima vaše tvrtke.

Implementacija, edukacija i podrška

Uz mogućnosti sustava procijenite i kako ponuđač planira njegovu implementaciju. Treba biti jasno tko vodi projekt, kako se provjerava odgovara li postavljeni sustav dogovorenim potrebama i što vaš tim treba pripremiti prije početka rada.

Edukaciju povežite s poslovima koje će zaposlenici obavljati. Prodaji će trebati uvježbavanje obrade narudžbi, skladištu zaprimanja i isporuke robe, a računovodstvu knjiženja i izvještavanja. Provjerite koliko je edukacije uključeno i postoji li podrška tijekom prvih dana korištenja, kada se često otvaraju dodatna pitanja.

Dogovorite i kako se prijavljuju poteškoće nakon implementacije, kada je podrška dostupna te što je uključeno u njezinu cijenu. Jednako je važno razjasniti kako se procjenjuju i odobravaju naknadni zahtjevi kako biste prije svake dodatne prilagodbe znali njezin trošak i utjecaj na rokove.

Kako od popisa potreba doći do odluke?

Kada pripremite pregled potreba, odaberite nekoliko ponuđača za detaljniji razgovor, primjerice dva ili tri, i svima pošaljite isti dokument. Tako će svoje prijedloge pripremati na temelju jednakih informacija, a vi ćete lakše usporediti kako pristupaju vašim zahtjevima.

Na demonstraciju uključite i zaposlenike koji će sustav svakodnevno koristiti. Dok ponuđač prikazuje dogovorene poslovne situacije, prodaja, skladište i računovodstvo mogu procijeniti odgovara li im prikazani način rada, koje bi korake obavljali drukčije i gdje su potrebna dodatna pojašnjenja. Njihova pitanja mogu otkriti detalje koji se iz samog popisa funkcionalnosti ne vide.

Nakon demonstracija usporedite ponude prema kriterijima iz prethodnog poglavlja. Za to može poslužiti jednostavna tablica u kojoj ćete uz svaku važnu potrebu zabilježiti kako je pojedini ponuđač predlaže riješiti, što uključuje u cijenu i što još treba dogovoriti. Razlikujte ono što vam je prikazano u sustavu od mogućnosti koje tek treba razviti ili prilagoditi.

Ako u ponudi, primjerice, piše „prilagodbe po potrebi”, zatražite da se navede na koje se prilagodbe to odnosi i kako će se obračunavati. Isto vrijedi ako nije jasno tko priprema podatke za prijenos ili demonstracija nije obuhvatila neku od vaših ključnih situacija. Takva pitanja razjasnite prije prihvaćanja ponude, dok još možete uskladiti opseg, trošak i očekivanja.

Ako postoji mogućnost, razgovarajte i s tvrtkom slične djelatnosti i načina rada koja već koristi sustav i surađuje s ponuđačem kojeg razmatrate. Pitajte kako je protekao prijelaz, što je od njih tražilo više angažmana nego što su očekivali i kako danas dobivaju podršku. Njihovo iskustvo može dopuniti ono što ste vidjeli na demonstraciji, uz svijest da se potrebe i okolnosti svake tvrtke razlikuju.

Prije konačne odluke provjerite imate li dovoljno jasnu sliku o tome kako će tim raditi u novom sustavu, što implementacija uključuje i koje obveze preuzimate. Tada ponudu možete procijeniti prema njezinoj primjenjivosti u vašem poslovanju, uz poznate troškove i uvjete suradnje.

Koliko traje implementacija i što utječe na rok?

Trajanje implementacije ovisi o opsegu projekta, posebno o potrebnim integracijama, količini i kvaliteti podataka koje treba prenijeti te prilagodbama sustava. Važna je i dostupnost vašeg tima jer će zaposlenici uz svakodnevne poslove trebati sudjelovati u pripremi podataka, donošenju odluka, testiranju i edukaciji. Te aktivnosti zato treba unaprijed uključiti u plan rada.

U Factoryju ciljamo na implementaciju Business Centrala u četiri mjeseca za projekte s jasno definiranim opsegom i umjerenim prilagodbama. Rok potvrđujemo tijekom početne analize, uzimajući u obzir potrebne integracije, prilagodbe i prijenos podataka. Rok obuhvaća financije, prodaju, nabavu i skladište, bez dodatnih integracija. Opseg i fiksnu cijenu dogovaramo prije izvedbe, a složenije zahtjeve procjenjujemo zasebno.

Ako se tijekom implementacije pojave dodatni zahtjevi, njihov utjecaj na cijenu i rok treba razjasniti prije izvedbe. Tako obje strane znaju što ostaje unutar početnog dogovora, a što predstavlja proširenje projekta.

Više o našem pristupu pročitajte na stranici Business Central implementacija s Factoryjem.

Zaključak

Odabir ERP-a počinje razumijevanjem vlastitog poslovanja: gdje danas gubite vrijeme, koji su podaci teško dostupni i što vašem timu treba da bi lakše obavljao svakodnevne zadatke. Takva priprema pomaže procijeniti je li promjena sustava opravdana, a zatim i prepoznati ponudu koja odgovara vašim potrebama.

U odluku uključite ljude koji će sustav koristiti i tražite da vam ponuđači pokažu kako bi izgledao njihov rad nakon implementacije. Uz funkcionalnosti razjasnite troškove, integracije, prijenos podataka, edukaciju i podršku, kako biste znali što odabrano rješenje donosi i što će njegova implementacija zahtijevati od vaše tvrtke.

Česta pitanja (FAQ)