ZA KONZULTANTSKE, IT, INŽENJERSKE I AGENCIJSKE TVRTKE
ERP za profesionalne usluge: sati, troškovi i računi po projektu
Pratite koliko vremena i troškova odlazi na svaki projekt i kako to utječe na njegovu profitabilnost. Business Central povezuje evidenciju rada, projektni budžet i fakturiranje, bilo da usluge naplaćujete po satu ili po fiksnoj cijeni. Factory sustav uvodi uz hrvatsku lokalizaciju i prilagođava vašem načinu poslovanja.
Sati i troškovi po projektu
Fakturiranje po satu ili fiksnoj cijeni
Implementacija u 4 mjeseca
Je li Business Central dobar izbor uslužne tvrtke?
Za konzultantske, IT, inženjerske i agencijske tvrtke Business Central ima smisla kada sate, troškove i fakturiranje po projektu trebaju povezati s financijama. To je osobito važno kada vodite više projekata istodobno, radite po različitim satnicama ili ugovarate fiksnu cijenu za posao čiji trošak trebate pratiti tijekom izvedbe.
U istom sustavu povezujete projektne podatke s nabavom, računima i financijskim izvještavanjem. Factoryjeva hrvatska lokalizacija nadopunjuje standardne funkcije lokalnim financijskim zahtjevima, a potrebna proširenja dogovaramo pri implementaciji.
Ažurirano: · Autor: Matej Sudar, CXO, Factory
Znate li koliko je projekt isplativ prije nego što završi?
Kad sate tima, troškove vanjskih suradnika i račune klijentima pratite odvojeno, teško je vidjeti koliko projekt stvarno košta u odnosu na ugovorenu cijenu. Dodatni sati i neplanirani troškovi mogu smanjivati zaradu, a da to primijetite tek pri završnom obračunu. U svakodnevnom radu to izgleda ovako:
Sate prikupljate iz tablica i zasebnih alata pa ih prije obračuna morate ručno povezati s projektima i provjeriti.
Posao je obavljen, ali račun čeka prikupljene i provjerene sate. Odgađa se slanje računa, a s njime i početak naplate.
Projekt traži više sati nego što ste planirali. Bez usporedbe s budžetom teško je vidjeti koliko dodatni rad smanjuje zaradu.
Bez pregleda zauzetosti tima za naredno razdoblje teško je ravnomjerno rasporediti posao. Jedni rade prekovremeno, dok drugi imaju slobodnog kapaciteta.
Računi vanjskih suradnika i troškovi putovanja evidentirani su u financijama, ali nisu povezani s projektom kojem pripadaju pa završavaju na općem trošku.
Kad znate koliko sati i troškova odlazi na projekt, možete reagirati prije nego što potrošite budžet te realnije procijeniti opseg rada i cijenu budućih projekata.
Kako izgleda vođenje projekata u Business Centralu
Projekt s fazama i budžetom
Projekt razrađujete na zadatke i planirate sate, troškove vanjskih suradnika i druge izdatke. Tako imate osnovu za praćenje utroška i usporedbu s dogovorenim budžetom.
Evidencija radnog vremena
Zaposlenici unose sate uz projekt i zadatak, a odgovorna osoba ih pregledava i odobrava. Nakon toga sati se knjiže na projekt, uz trošak rada prema postavljenim satnicama.
Fakturiranje po satu ili fiksnoj cijeni
Projekt fakturirate prema utrošenim satima i dogovorenim satnicama ili prema fiksnom iznosu i planu fakturiranja. Račun pripremate iz projekta, bez ponovnog prikupljanja već evidentiranih sati.
Budžet i ostvarenje tijekom projekta
Uspoređujete planirane i knjižene troškove po projektu i zadatku. Vidite gdje se utrošak razlikuje od plana i možete provjeriti što uzrokuje odstupanje.
Planirani sati i kapacitet tima
Za članove tima koje vodite kao resurse postavljate raspoložive sate i planirate rad na projektima. Pregled kapaciteta pomaže procijeniti koliko je vremena već raspoređeno.
Troškovi vanjskih suradnika
Usluge vanjskih suradnika i druge projektne troškove povezujete s odgovarajućim projektom i zadatkom. Nakon knjiženja ulaze u njegov pregled troškova.
Slanje projektnih eRačuna
Za slanje računa iz Business Centrala koristite Factoryjevo proširenje za fiskalizaciju i eRačune. U sustavu pratite i status razmjene s informacijskim posrednikom.
Pregled svih projekata
Ugrađeni projektni izvještaji omogućuju pregled budžeta, utroška i fakturiranja za više projekata. Za dodatne analitičke prikaze moguće je koristiti Power BI.
Hrvatska lokalizacija i proširenja za profesionalne usluge
Factory razvija i održava vlastitu hrvatsku lokalizaciju i proširenja za Business Central. Lokalizaciju uvodimo u sklopu implementacije, a dodatna proširenja dodajemo prema vašim potrebama.
Kako prijeći na novi ERP tijekom aktivnih projekata?
Ako projekte i sate vodite odvojeno od financija, prije prelaska dogovaramo koje podatke povezujemo i što prenosimo u Business Central. Za projekte u tijeku utvrđujemo što je već odrađeno i fakturirano te koji su podaci potrebni za nastavak praćenja i obračuna.
Zajedno definiramo evidenciju sati, način fakturiranja i ulogu alata koje već koristite. Implementacije s jasno definiranim opsegom i umjerenim prilagodbama isporučujemo u roku od četiri mjeseca.
Želite vidjeti kako povezati projekt, sate i fakturiranje?
Pokazat ćemo vam kako u Business Centralu možete planirati projektni budžet, pratiti sate i troškove te pripremati račune. Razgovarat ćemo i o vašem načinu rada kako biste mogli procijeniti odgovara li sustav vašim potrebama.
Česta pitanja o ERP-u za profesionalne usluge
Može li se u Business Centralu pratiti profitabilnost po projektu?
Da. Sati, troškovi i prihodi knjiže se na projekt i zadatak, pa se planirani i stvarni rezultat uspoređuju dok projekt traje, a ne tek kad se zatvori.
Ima li Business Central evidenciju radnog vremena?
Da. Zaposlenici unose sate tjedno na projekt i zadatak, a voditelj projekta ih odobrava. Odobreni sati odmah su trošak projekta i podloga za fakturiranje.
Može li se fakturirati po satima i po fiksnoj cijeni?
Može oboje. Projekt se fakturira prema utrošenim satima ili prema ugovorenom iznosu i planu fakturiranja, a račun nastaje izravno iz projekta.
Mogu li voditelji projekata vidjeti zauzetost ljudi?
Da. Zaposlenici se vode kao resursi s kapacitetom, pa se vidi koliko je tko dodijeljen projektima u idućim tjednima.
Zamjenjuje li Business Central alat za upravljanje zadacima?
Ne. Business Central nije alat za dnevno upravljanje zadacima i tiketima. Ako takav alat koristite, on ostaje, a sati i ključni podaci prenose se u Business Central ručno ili integracijom koju dogovaramo u analizi.
Šalje li Business Central eRačune kupcima u Hrvatskoj?
Da, kroz Factoryjevu ekstenziju za Fiskalizaciju 2.0. Račun iz projekta odlazi kao eRačun preko informacijskog posrednika (mer, Pondi ePoslovanje ili Fina e-Račun).
Koliko traje uvođenje Business Centrala u uslužnu tvrtku?
Implementaciju s jasno definiranim opsegom isporučujemo u 4 mjeseca. Opseg prve faze (projekti, sati, fakturiranje, financije) definiramo u analizi prije početka projekta.
Za koje uslužne tvrtke Business Central nije pravi izbor?
Za vrlo male timove s nekoliko ljudi i jednostavnim fakturiranjem obično je prevelika investicija. Najviše vrijedi tvrtkama od 10 do 250 zaposlenih koje istovremeno vode više projekata i naplaćuju rad.
Upoznajte i ostale mogućnosti Business Centrala
Pogledajte kako su projekti povezani s financijama, prodajom, nabavom i izvještavanjem te što Business Central može obuhvatiti u ostatku vašeg poslovanja.